Sabemos que lograr tener perfecta claridad sobre el riesgo inherente al otorgamiento y gestión de crédito con sus clientes es una de las principales preocupaciones de todo gerente. Lo difícil puede llegar a ser el saber qué cosas y cada cuánto se deben hacer para mantener el control sobre este aspecto importante de su negocio.
A continuación, te daremos algunos trucos que puedes usar con el fin de cuantificar mejor el riesgo crediticio de cada cliente, y deberás calificar mediante un “rating” a todos los clientes. Dicho rating se puede hacer con unas calificaciones crediticias que por ejemplo vayan de 0 a 50 puntos.
Previamente se deben establecer distintas categorías de riesgo en función de unos parámetros fijos. De esta forma se podrá asignar a cada cliente, en función de la calificación obtenida, el nivel de riesgo que le corresponda.
El “rating” permite objetivar las decisiones que conciernen al crédito de clientes y permite visualizar de forma rápida el riesgo de cada cliente.
El archivo maestro de clientes
Un archivo de clientes que cuente con un buen soporte informático es indispensable para el buen funcionamiento de prácticamente todos los departamentos de la empresa. El archivo de clientes incluye datos que son comunes al conjunto de áreas de la empresa y también informaciones específicas para ciertos departamentos.
Un archivo de clientes bien llevado sirve para realizar un eficaz control de las ventas y de los créditos a clientes y debe incluir informaciones completas sobre la identificación del cliente, las condiciones comerciales, las condiciones de crédito y las condiciones de pago. La modificación de datos de este archivo (por ejemplo de los datos bancarios) sólo puede ser realizada por personas autorizadas para evitar problemas de crédito.
- Código de cliente
- Razón social
- Números de teléfonos
- NIT
- Dirección completa, fax y correo electrónico
- Tipología de cliente
- Tipo de IVA aplicable
- Dirección de entrega
- Descuentos comerciales
- Requisitos particulares que deben constar en las facturas
- Límite de crédito concedido
- Límite de riesgo máximo autorizado
- Fecha de concesión del límite de crédito
- Plazo de validez del límite de crédito
- Posibilidad de exceder el límite de riesgo y hasta que porcentaje
- Rating
- Condiciones de pago
- Tipo de facturación
- Plazo de pago
- Forma de pago
- Descuentos financieros y por pronto pago
- Garantías, avales y fianzas e importe cubierto
- Plazo de validez de las garantías
- Existencia de un tercero pagador
- Dirección de envío de facturas
- Datos bancarios
- Persona de contacto para tema pagos
- Admisión de entregas parciales
- Informaciones sobre solvencia
- Principales ratios financieros
- Evolución de la facturación
- Informaciones sobre ventas realizadas
- Informaciones sobre entregas de mercancía no facturadas
- Evolución de la situación financiera
- Efectos aceptados en cartera
- Efectos descontados
- Pedidos en curso
- Incidencias e impagados
- Informaciones sobre saldos no vencidos y vencidos
- Saldos de clientes por antigüedad del vencimiento
- Historial de pagos del cliente
Estas recomendaciones fueron inicialmente desarrolladas por Pere Brachfield, director de estudios de la PMCM y profesor de EAE Business School y publicadas en su blog.
Solunion y su empresa
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